Переезд в новый офис обычно связан с организацией большого количества процессов и множеством обязанностей, особенно для офис-менеджера или офис-менеджера. Именно эти люди несут наибольшую ответственность.
Как к этому подготовиться? Хорошая идея начать с составления списка дел как в старом офисе, так и в новом помещении. Это очень трудоемко, но благодаря этому некоторые задачи можно легко делегировать. Независимо от того, переезжаете ли вы в более просторное место или в коворкинг с общими удобствами, планирование, подготовка и общение с вашей командой являются ключевыми. После подтверждения даты переезда важно уведомить людей, работающих внутри организации, а также всех подрядчиков и организаций, с которыми компания сотрудничает за пределами организации. Информация о предстоящем движении должна появиться намного раньше.
Бюджет на переезд
Организация переезда в новый офис – это дополнительные расходы, с которыми нужно считаться. Спланируйте бюджет (желательно на бумаге или в excel) и проконсультируйтесь с руководителями компании. Установите правила для организации всех ваших покупок. Сможете ли вы использовать карту компании? Придется ли вам выставлять счета? Кто (если кто-либо) должен будет утверждать ваши покупки или соглашения с поставщиками? Заранее подтверждайте правила, благодаря такой организации вы избежите простоев и нервного ожидания лиц, принимающих решения.
Правильная организация сократит время физического перемещения и транспортировки всех предметов. Логистика – ключ к успеху. Например, если вам нужна команда из трех человек для покупки или перемещения склада, заранее организуйте людей и временное пространство. В идеальном случае подготовка к переезду должна начаться даже на 3 месяца раньше. Это хорошее время, чтобы начать собирать предложения от разных транспортных компаний, это поможет вам найти сервис перевозки по Киеву в соотношении цены и качества. На этом этапе выясните, нужна ли вам страховка от переезда в отношении машин и оборудования.
Определите и запишите каждую деталь
подтвердите и запишите ключевые детали, которые могут повлиять на скорость передвижения. Начать нужно с ключевых элементов:
- Количество сотрудников – сколько человек будет работать в новом офисе?
- Размер нынешнего офиса – старый офис больше или меньше нового?
- Размер нового офиса – сколько квадратных метров нужно построить?
Ниже приведен примерный список, предполагающий переезд из старого офиса:
Выезжая:
- Когда я должен покинуть офис?
- Когда следует уведомить арендатора о расторжении договора?
- Мы перевозим оборудование и фурнитуру на новый объект?
- Кто будет перевозить оборудование и материалы?
- Мы должны убирать офис после отъезда?
- Нужно ли обновлять офис после переезда?
Новый офис:
- Дата въезда на объект?
- В каком состоянии офис?
- Кто отвечает за ремонт ?
- Есть ли новое оборудование / оборудование, нужно ли их привезти из старого помещения?
- У нас есть человек, который занимается дизайном офиса / эргонометрией рабочего места?
- Кто займется уборкой в новом офисе?
- Дело в дополнительных удобствах: кофемашины, доставка свежих фруктов – ищу поставщика.
Вы планируете переезд?
Переезд компании как и перевозка квартирный переезд – это многоэтапный процесс, требующий тщательного планирования и нескольких подготовительных шагов. Как и в любом большом проекте, лучше всего разделить рабочую нагрузку и назначить определенные задачи разным сотрудникам.
